Você sabia que o processo de registro de empregados no eSocial sofreu uma mudança histórica e definitiva? Com a publicação da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, o papel deixa de vez a cena para dar lugar à eficiência digital. A norma, que entra em vigor em 02/01/2026, consolida o eSocial como a única fonte de informação, transformando o Departamento Pessoal.

Neste artigo, vamos detalhar como a Portaria reorganiza as regras trabalhistas, como funciona o novo registro de empregados no eSocial e o que o seu escritório contábil precisa fazer para garantir a conformidade dos clientes.

---

1. Contexto normativo e vigência

Primeiramente, o Diário Oficial da União publicou, no dia 18/12/2025, a Portaria Consolidada MTE nº 1. Essa norma regulamenta a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e, além disso, reorganiza os sistemas do Ministério do Trabalho e Emprego.

Nesse sentido, a nova regra entra em vigor em 02/01/2026. Ela consolida diretrizes sobre o registro de empregados e a CTPS Digital. Ademais, disciplina o cumprimento de obrigações como CAGED e RAIS via eSocial. Por conseguinte, a Portaria abrange também o FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). Logo, essa mudança impacta diretamente a rotina de escritórios contábeis.

2. Registro de empregados exclusivamente via eSocial

Inicialmente, a Seção II da Portaria define as novas regras para o registro de empregados. O texto estabelece que as empresas farão o registro e as anotações na Carteira exclusivamente pelo eSocial. Especificamente, o artigo 13 detalha a composição desse registro, que inclui dados de admissão e férias.

Contudo, é preciso atenção aos prazos. O empregador deve enviar os dados antes do início das atividades ou, em alguns casos, até o dia 15 do mês seguinte. Para a contabilidade, a “assinatura” da carteira muda radicalmente. Ou seja, ela deixa de ser um ato físico e passa a ser o envio de eventos eletrônicos, como o S-2200.

3. Fim do livro físico e transição

A Portaria confirma o fim do livro e da ficha física como instrumentos principais. No entanto, o empregador só poderá dispensar esses documentos após migrar todos os dados dos vínculos ativos para o eSocial.

Identificação e validade

Dessa maneira, a Pessoa Jurídica usará o CNPJ raiz para se identificar, enquanto a Pessoa Física usará o CPF. Assim, o recibo eletrônico do eSocial comprovará o cumprimento da obrigação.

Diante disso, o escritório contábil precisa agir na prática. Portanto, é necessário estruturar um plano de saneamento cadastral para cada cliente. Somente assim, após a migração, o livro físico perderá sua validade como prova principal.

4. CTPS Digital como espelho do eSocial

Anteriormente, o governo já reconhecia a CTPS Digital como equivalente à física. Agora, com a nova Portaria, essa validade ganha ainda mais força. Consequentemente, o aplicativo refletirá automaticamente as anotações enviadas ao eSocial.

Isto é, o trabalhador acessa diretamente as informações que a empresa envia. Por isso, surgem dois pontos de atenção:

• Primeiro, o trabalhador perceberá rapidamente qualquer erro na sua CTPS Digital;
• Segundo, correções manuais acabaram. Doravante, qualquer ajuste exigirá a retificação de eventos no ambiente eletrônico.

5. Integração com CAGED, RAIS e DET

Outro ponto relevante é que o eSocial centralizará o cumprimento do CAGED e da RAIS. Além disso, a norma integra o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) e o Livro de Inspeção (eLIT) ao fluxo de dados.

Sob o ponto de vista da contabilidade, isso consolida as obrigações em um único canal. Embora isso reduza a duplicidade de informações, por outro lado, exige um rigor muito maior na qualidade dos dados enviados.

6. Impactos práticos para escritórios contábeis

Podemos resumir os impactos na rotina dos escritórios em três eixos principais. Abaixo, detalhamos cada um deles.

Revisão de Processos

Em primeiro lugar, revise os fluxos de admissão, alteração e desligamento. Por exemplo, antecipe a coleta de documentos. Dessa forma, você evita atrasos no envio ao eSocial.

Adequação Tecnológica

Em seguida, aumente a integração dos sistemas. Para isso, utilize espelhos de folha confiáveis e trilhas de auditoria. Assim, será possível conferir os dados entre folha, eSocial e CTPS Digital com segurança.

Relacionamento com o Cliente

Por fim, eduque seus clientes. Mostre que a cultura de “assinar carteira” em papel acabou. Na verdade, o ambiente eletrônico é, agora, o repositório oficial das relações de emprego.

7. Oportunidades para a contabilidade consultiva

Apesar de a mudança trazer riscos de autuação, ela também abre portas. Nesse cenário, a contabilidade pode atuar de forma mais consultiva na área trabalhista.

Escritórios proativos ajudarão na revisão de processos e na conferência do eSocial. Como resultado, esses profissionais agregarão valor ao serviço e fortalecerão a parceria com os clientes.

Em suma, a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 define a transformação digital trabalhista. O foco sai do papel e vai para o dado digital. Portanto, eSocial e CTPS Digital tornam-se o centro da governança trabalhista.

---