A Reforma Tributária do Consumo trouxe uma série de mudanças que impactam diretamente a rotina fiscal e contábil das empresas brasileiras. Entre elas, uma das alterações mais significativas está relacionada ao preenchimento obrigatório dos campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nos Documentos Fiscais Eletrônicos (DFes). Essa exigência foi formalizada pela Nota Técnica 2025.001 – RTC v1.09, publicada em 15 de setembro de 2025, e começa a valer no ambiente de homologação a partir de 3 de novembro de 2025. Então, a partir de novembro de 2025 temos obrigatoriedade de IBS e CBS no DFe.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que muda, quais são os prazos estabelecidos, como será o processo de adaptação e quais os impactos para empresas, profissionais da contabilidade e fornecedores de sistemas. Dessa forma, o objetivo é fornecer uma visão clara e prática para que todos possam se preparar com antecedência e, consequentemente, evitar problemas futuros.
1. Entendendo a obrigatoriedade do IBS e CBS nos DFes
Com a Lei Complementar nº 214/2025, que regulamenta a Reforma Tributária do Consumo, foi estabelecida a transição gradual para os novos tributos: IBS e CBS. A partir dela, todos os sistemas autorizadores de DFes dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios devem se adaptar para receber e validar as informações.
Até julho de 2025, os campos já estavam disponíveis no ambiente de homologação, mas o preenchimento era apenas opcional. No entanto, a partir de novembro, a obrigatoriedade no ambiente de homologação passa a vigorar, o que marca um passo essencial para a adaptação definitiva que ocorrerá no ambiente de produção em janeiro de 2026.
Portanto, essa medida não é apenas uma exigência burocrática. Pelo contrário, ela faz parte de uma estratégia de transição estruturada, que tem como meta permitir que empresas, desenvolvedores de sistemas e órgãos públicos testem, ajustem e validem seus processos antes que a regra passe a ter força total.
2. Cronograma oficial da obrigatoriedade
Para garantir uma transição organizada, a Nota Técnica 2025.001 – RTC v1.09 definiu um cronograma dividido em etapas. Assim, essa divisão possibilita que empresas e fornecedores de tecnologia se preparem progressivamente. Veja o calendário:
- Julho/2025: campos IBS e CBS disponibilizados no ambiente de homologação (preenchimento opcional).
- 03/11/2025: preenchimento obrigatório no ambiente de homologação.
- 06/10/2025: no ambiente de produção, preenchimento opcional, com validação apenas se informado.
- 05/01/2026: início da obrigatoriedade no ambiente de produção, com aplicação integral das regras de validação.
Em outras palavras, novembro marca o início da obrigatoriedade nos testes, enquanto janeiro de 2026 será a virada definitiva para a rotina de emissão fiscal das empresas.
3. Quais campos precisam ser preenchidos
A Nota Técnica trouxe ajustes importantes nos leiautes e nas regras de validação. Dessa maneira, o grupo IBS/CBS agora integra os blocos de impostos dos documentos fiscais eletrônicos, com campos específicos para informações tributárias. Os principais são:
- CST (Código de Situação Tributária)
- cClassTrib (Código de Classificação Tributária)
- vIBS (valor do IBS)
- vCBS (valor da CBS)
- Parâmetros de diferimento, redução de alíquota e crédito presumido
Esses dados precisam ser informados corretamente, sob pena de rejeição do documento fiscal. Além disso, erros ou inconsistências podem gerar impactos em auditorias, fiscalizações e no cumprimento das obrigações acessórias.
4. Impactos práticos para empresas e contadores
A obrigatoriedade de preenchimento do IBS e CBS nos DFes vai além de uma simples mudança técnica. De fato, ela representa uma verdadeira alteração na forma como empresas e escritórios contábeis lidam com a escrituração fiscal. Entre os principais impactos, destacam-se:
- Adequação de sistemas: os ERPs e softwares emissores de notas fiscais precisarão ser atualizados para incluir corretamente os novos campos.
- Treinamento de equipes: tanto os departamentos fiscais quanto os escritórios de contabilidade terão de se atualizar sobre os novos códigos e parâmetros exigidos.
- Risco de rejeição de notas: erros no preenchimento podem resultar na rejeição do documento, o que, por sua vez, pode atrasar processos de faturamento e impactar diretamente o fluxo de caixa.
- Necessidade de integração: empresas com operações em diferentes estados e municípios terão de verificar se seus sistemas estão alinhados com as adaptações locais.
Portanto, o período de homologação obrigatória em novembro deve ser visto como uma oportunidade para corrigir falhas antes que a obrigatoriedade em produção entre em vigor.
5. O que muda para fornecedores de sistemas
Se para as empresas já há desafios, para os fornecedores de softwares fiscais e emissores de documentos eletrônicos, as exigências são ainda maiores. Afinal, são eles os responsáveis por adaptar os sistemas às novas regras, garantir a conformidade dos layouts e disponibilizar atualizações para os clientes.
Entre os principais pontos de atenção para esse público, estão:
- Atualização dos leiautes, de acordo com os padrões da Nota Técnica.
- Implementação de validações automáticas, a fim de evitar erros de preenchimento.
- Disponibilização de versões de teste, para que os clientes possam treinar antes da obrigatoriedade em produção.
- Suporte técnico especializado, de modo a orientar clientes durante a transição.
Portanto, fornecedores que conseguirem oferecer soluções estáveis e suporte ágil terão vantagem competitiva, já que muitas empresas buscarão apoio especializado para se adaptar sem dores de cabeça.
6. Por que a mudança é tão importante
Muitos gestores podem se perguntar: por que essa obrigatoriedade é tão relevante? A resposta está diretamente ligada à Reforma Tributária do Consumo. Assim, a inclusão do IBS e da CBS nos DFes não é um detalhe isolado, mas sim parte de uma transformação estrutural do sistema tributário brasileiro.
Essa mudança tem como objetivos principais:
- Unificar informações fiscais, a fim de simplificar a arrecadação e fiscalização.
- Reduzir divergências entre estados e municípios, promovendo maior padronização.
- Aumentar a transparência nas operações comerciais, garantindo mais segurança.
- Facilitar auditorias e cruzamentos de dados por parte do fisco.
Em síntese, trata-se de um passo essencial para modernizar e tornar mais eficiente o processo tributário no Brasil.
7. Como se preparar para a obrigatoriedade
Diante desse cenário, a preparação é fundamental. Empresas que deixarem para ajustar seus processos apenas em janeiro de 2026 correrão sérios riscos. Por isso, algumas medidas práticas podem fazer toda a diferença:
- Atualize seus sistemas: verifique com o fornecedor de software se as versões mais recentes já contemplam os campos IBS e CBS.
- Realize testes em homologação: aproveite o ambiente de homologação, de modo a identificar possíveis erros de parametrização.
- Treine sua equipe: garanta que os colaboradores compreendam os novos campos e saibam como preenchê-los corretamente.
- Converse com seu contador: alinhe com o escritório de contabilidade os impactos da mudança e defina um plano de ação conjunto.
- Monitore publicações oficiais: acompanhe novas Notas Técnicas ou ajustes que possam surgir até a implementação definitiva.
8. O papel estratégico da contabilidade
A contabilidade ganha um papel ainda mais estratégico nesse processo. Cabe aos profissionais contábeis orientar seus clientes sobre o correto preenchimento, ajustar cadastros e parametrizações e acompanhar de perto os testes em homologação.
Além disso, escritórios que se anteciparem e oferecerem treinamentos, materiais explicativos e consultorias personalizadas poderão se posicionar como parceiros estratégicos. Dessa forma, conseguirão agregar valor e fortalecer relacionamentos com seus clientes.
9. Erros comuns a evitar
Durante o período de testes e transição, alguns erros tendem a se repetir. Entre os principais que devem ser evitados, estão:
- Informar códigos incorretos de CST ou cClassTrib.
- Não parametrizar corretamente produtos e serviços no sistema.
- Esquecer de preencher valores de IBS e CBS quando obrigatórios.
- Ignorar regras de diferimento, redução de alíquota ou crédito presumido.
- Deixar de validar notas rejeitadas no ambiente de homologação.
Portanto, a prevenção desses erros depende de uma boa comunicação entre empresas, contadores e fornecedores de software.
10. Considerações finais
A obrigatoriedade IBS e CBS no DFe a partir de novembro de 2025 representa muito mais do que uma adequação técnica. Na realidade, trata-se de um marco na Reforma Tributária do Consumo, que visa simplificar o sistema tributário, aumentar a transparência e padronizar processos em todo o país.
Embora o desafio seja grande, a transição está sendo estruturada de forma gradual. Assim, empresas e profissionais terão tempo para se adaptar sem rupturas bruscas. O segredo, portanto, está em não deixar para a última hora. Aproveitar o período de homologação obrigatória para realizar testes e ajustes será essencial para garantir tranquilidade e conformidade quando a obrigatoriedade em produção começar, em janeiro de 2026.
Com planejamento adequado, atualização de sistemas e capacitação das equipes, será possível transformar essa mudança em uma oportunidade de crescimento, eficiência e competitividade no mercado.
Em resumo: novembro de 2025 marca o início da obrigatoriedade em homologação, mas é janeiro de 2026 que consolidará definitivamente a presença do IBS e da CBS nos documentos fiscais eletrônicos. Assim, a preparação deve começar agora e, quem se antecipar, certamente sairá na frente.
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